Como abrir uma empresa na Holanda? Esta pergunta está entre as mais frequentes nas minhas consultorias para mulheres expatriadas na Holanda.
Por isso, resolvi colocar o passo-a-passo dos principais pontos necessários para abrir uma empresa na Holanda.
Apesar de fornecer orientações gerais, este texto é direcionado para os ZZP´s ou seja trabalhadores individuais na Holanda.
1. Requisitos legais
Autorização de residência e trabalho.
O primeiro passo para abrir uma empresa na Holanda é ter permissão de residência e trabalho aqui. Os cidadãos da UE, podem viver e trabalhar nos Países Baixos conforme a legislação da UE. Os demais devem se enquadrar na legislação para aquisição de vistos.
Para algumas formalidades legais como Startup, investidores e grandes empresários há a possibilidade de requerer uma autorização de residência especifica, adaptada para empreendedores internacionais. Contudo, não iremos tratar dessas exceções neste texto.
2. Formas legais de empresas na Holanda
Rechtvormen zonder rechtspersoonlijkheid – (Estruturas empresariais não incorporadas)
Nestas formas jurídicas não incorporadas, você (e seus ativos privados) são responsáveis pelas dívidas do seu negócio. São elas :
Eenmanszaak
A maioria dos empreendedores opta por essa modalidade. São equiparados aos empreendedores individuais e freelances do Brasil. Por ser uma forma mais simples de abrir uma empresa na Holanda, é a maneira mais utilizada.
Mas, trazem a desvantagem que seus ativos privados podem ser utilizados para pagar dívidas da empresa.
Vennootschap onder firma (vof)
A famosa parceria, onde você não está sozinho no momento de empreender. Todos os parceiros trazem algo para a empresa. Por exemplo, dinheiro, bens ou mão de obra. Não é necessário ter um capital mínimo.
Commanditaire vennootschap (cv)
Você quer montar uma empresa, mas precisa de alguém para financiar o seu projeto? A parceria limitada (CV) pode ser algo para você. O credor se torna seu parceiro (silencioso) ou parceiro limitado, portanto, tem um relacionamento direto com sua empresa.
Maatschap
Essa forma é similar à parceria, mas a com a junção de profissionais do mesmo setor. Como por exemplo: dentista, arquiteto, fisioterapeuta, agricultor ou advogado. Você pratica sua profissão junto com seu parceiro (os) sob um nome em comum.
Estruturas empresariais incorporadas ( Rechtvormen met rechtspersoonlijkheid )
Nestas formas jurídicas incorporadas, você e seus ativos privados são, na maioria dos casos, protegidos das dívidas de sua empresa.
Besloten vennootschap (BV)
O capital de uma companhia limitada é dividido em ações de acionistas. Nesta forma existe uma Assembléia Geral de Acionistas e os diretores fazem a gestão diária da empresa. Nas pequenas empresas, é comum o único acionista ser, também, o diretor.
Naamloze vennootschap (NV)
Uma empresa pública limitada (NV) é uma empresa cujo capital é dividido em ações, assim como uma empresa limitada privada (BV). A diferença está no capital inicial mínimo que na BV é menos de 1 euro, na NV é de pelo menos 45.000 euros.
Além disso, as ações são negociáveis na bolsa de valores, enquanto que em uma BV, as ações registradas só podem ser transferidas através do notário (cartório holandês).
Vereniging
Essa forma legal é o que nós conhecemos no Brasil como associação. Onde um grupo de pessoas se juntam em prol de um único objetivo. Normalmente tem por finalidade a promoção de assistência social, educacional, cultural, representação política, defesa de interesses de classe, filantrópicas, etc.
Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij
Conhecida como cooperativas. É uma associação de pessoas, com modalidade jurídica específica que tem o objetivo de viabilizar/alavancar o negócio do associado perante o mercado, para obter vantagens competitivas.
Stichting
Conhecida como fundações, têm como interesse alcançar objetivos sociais ou idealistas, como a conservação da natureza, ajuda à pessoas necessitas ou a disseminação da cultura.
Certas formas legais são mais adequadas para certos tipos de empresas. Por exemplo, freelancers ( ZZP ) e proprietários de pequenas empresas geralmente escolhem a estrutura eenmanzaak , enquanto a forma mais comum para empresas maiores é a BV . Se você é um dentista em uma clínica, pode escolher um maatschap ou, se estiver operando uma ONG pode escolher um stichting.
3. Registro de empresas no KVK
A sigla KVK significa Kamer Van Koophandel, a Câmara de Comércio Holandesa. Toda empresa constituída na Holanda é obrigada a fazer o seu registro no KVK. O registro deve acontecer dentro do período de uma semana antes de você começar a fazer negócios e até uma semana depois.
Para registrar seu negócio, você precisará estar registrado no seu município local. O registro para eenmanszaak ou ZZP´s e VOF é relativamente simples. Para os demais tipos de empresa se faz necessário um registro escritural junto ao notários (cartórios).
Antes de solicitar o seu registro, conforme irei descrever abaixo, sugiro fazer uma verificação do nome comercial escolhido para sua empresa na página do KVK.
3.1 O processo de registro e custo das empresas na Câmara de Comércio (KVK)
Primeiro você insere as informações necessárias on-line. Em seguida marca um horário no escritório do KVK mais próximo a sua região. Os valores pagos para ZZP´s são a taxa de registro única de € 50 e outra taxa de 15 €, caso queira o seu registro em papel.
Segue o passo a passo do registro:
- Acesse o site do KVK e preencha o formulário de registro (para impressão está disponível em inglês e holandês, preenchimento online apenas em holandês). Nesta página, você precisará selecionar “o tipo da forma legal da empresa” (onderneming of rechspersoon ) e, em seguida, preencher uma série de páginas em holandês sobre os detalhes da sua empresa.
- Quando seu formulário estiver completo, agende um horário para visitar a filial do KVK mais próxima da sua região. Este agendamento é feito dentro da página de compromissos (afspraak maken).
- No dia da visita ao KVK, você deverá ter em mãos ou já ter enviado on-line:
- Formulário preenchido (já enviado)
- Comprovante de pagamento
- Identificação válida (passaporte, autorização de residência ou carteira de motorista)
- Seu endereço comercial e detalhes de contato (incluindo o contrato de locação, caso sua empresa não esteja localizada em seu endereço residencial)
Depois de se registrar, você receberá um número comercial exclusivo, conhecido como número KVK, que deverá ser usado em todas as suas faturas e impressos da empresa.
4. Impostos
No dia da sua visita ao KVK você receberá o número do seu IVA, que corresponde a sua inscrição nas autoridades fiscais holandesas, chamada de Belastingdienst. Ou seja, à partir deste momento todas as suas vendas devem ter o recolhimento de impostos.
Tipos de impostos
Existem diversos impostos para empresas na Holanda, contudo, neste texto vamos nos ater a dois deles que são os mais importantes para ZZP´s, o BTW e o imposto de renda anual.
BTW (IVA)
É obrigatório para a maioria das empresas a cobrança do imposto sobre valor agregado, conhecido como BTW, em todos os produtos e serviços vendidos nos Países Baixos.
Quase todas as empresas são obrigadas a adicionar o imposto BTW (geralmente 21%) às suas vendas. A alíquota sofre alteração conforme a atividade comercial, por exemplo alguns setores de comida podem pagar 9% apenas.
O departamento fiscal cobra esse imposto quatro vezes por ano através da declaração de IVA.
O que a BTW significa para o seu negócio?
- Quando você fatura os seus serviços para os clientes, ou estabelece um preço em produtos, você precisará adicionar um adicional de 21% do imposto BTW, além da taxa regular.
- Este dinheiro adicional deve ser reservado, pois você será obrigado a pagá-lo ao Departamento de Impostos nos próximos meses.
- Você pode deduzir a BTW de despesas relacionadas a negócios, como materiais, custos de viagem ou equipamentos.
- Sob o regime de pequenas empresas (kleineondernemersregeling) se você coletar entre 1.883 euros de BTW por ano (após deduções), você poderá pagar menos ou nenhum BTW para o Belastingdienst.
- Nos primeiros 3 anos como pequeno empreendedor, você terá alguns benefícios fiscais, contudo precisa seguir alguns critérios:
- Demonstrar a independência do seu negócio.
- Documentar atividades (registros de tempos).
- Ter três ou mais clientes.
- Trabalhar pelo menos 1.225 horas por ano em seus negócios.
- Ter relações trabalhistas específicas com os clientes.
- Apresentar um risco empresarial, como investimentos em dinheiro e / ou tempo.
Se você não enviar a declaração de IVA a tempo ou se o pagamento atrasar, receberá uma multa.
Imposto de Renda ( inkomstbelasting )
No final de cada ano comercial, geralmente em Abril/Maio você é obrigado a fazer sua declaração anual de imposto de renda.
Como no caso dos ZZP´s os ativos privados não estão separados do ativos da empresa, sugiro que o empreendedor busque ajuda de um profissional da área contábil.
5. Administração
5.1 Faturas
Nos Países Baixos, as empresas são obrigadas a manter registros administrativos por sete anos. Isso inclui registros eletrônicos e em papel, como:
- Faturas enviadas
- Faturas recebidas
- extratos bancários
- Contratos e acordos
- Despesas de atividade comercial
As autoridades fiscais podem verificar isso facilmente durante uma verificação de rotina, por isso é útil se você configurar isso digitalmente.Ter um programa de contabilidade on-line ou ter um aplicativo para gerir os seus recibos e faturas seria benéfico. Vários bancos e empresas oferecem este serviço a baixo custo anual.
5.2 Como formatar suas faturas
Ao fazer faturas para sua empresa, você deve numerá-las consecutivamente e fornecer as seguintes informações:
- Número da data e da fatura
- Nome comercial, endereço, números BTW e KVK
- Nome e endereço do cliente
- Descrição do produto ou serviço
- Preço excluindo BTW (IVA)
- Taxa e quantidade de BTW
6. Seguros e Pensões
Como empreendedor individual, você corre riscos aos quais não está exposto sendo funcionário. Sendo assim, a contratação de seguros que possam lhe garantir uma certa tranquilidade é de suma importância.
Alguns exemplos de riscos:
- Incapacidade de trabalhar devido a doença ou acidente.
- Danos ao seu negócio por incêndio ou roubo.
- Ser responsabilizado por erros ou causar danos.
- Podemos incluir também a licença maternidade e parental
7.Reconhecimento de sua profissão
Nos Países Baixos há várias profissões regulamentadas, em campos específicos, como médica, cientista e jurídica, mas também em outras áreas laborais como:
- Alimentação: padeiro, peixeiro.
- Construção: empreiteiro, pedreiro, carpinteiro, engenheiro (civil, hidráulico, etc.)
- Eletromecânico, canalizador, eletricista.
- Vendedor de automóveis ou máquinas agrícolas.
Isso significa que você deve ter uma qualificação reconhecida para criar um negócio dentro do setor específico de sua capacitação. Se você obteve sua qualificação ou diploma fora da Holanda, precisará obter permissão para praticar na Holanda.
Verifique a lista de profissões regulamentadas através do site da Nuffic, e caso sua profissão esteja na lista deverá procurar os órgãos competentes para validação do diploma, antes de exercer sua profissão na Holanda.
8.Contratação de pessoal
Mesmo sendo empreendedor individual (ZZP) você pode contratar outro profissional para executar alguma tarefa dentro da sua empresa. Desde que não haja vínculo empregatício e tenha emissão de fatura do serviço prestado.
9.Plano de Negócios
Como consultora e mentora de negócios para mulheres, afirmo que este é o primeiro passo a ser feito quando se tem uma ideia de montar um negócio próprio.
Isto evita riscos e mostra claramente todos os pontos que precisam ser considerados ao montar a sua empresa, não somente na Holanda como em qualquer lugar do mundo.
E claro, caso precise de financiamento, os financiadores irão solicitar um plano de negócio para entender como sua empresa poderá gerar lucro e se a sua empresa é financeiramente viável.
Coloquei neste texto os principais pontos de como abrir uma empresa na Holanda. Contudo é extremamente importante você buscar informações adicionais diretamente no órgãos reguladores do governo, pois, as regras podem sofrer alterações.
Seguem os principais sites de consulta para elaboração deste post:
Espero que ajude a todos que querem montar uma pequena empresa na Holanda.